Anbei möchte ich Ihnen als Eigentümer wertvolle Tipps zur Betriebskostenabrechnung einer vermieteten Wohnung geben.
In den meisten Fällen wird mit dem Mieter vereinbart, dass dieser zusätzlich zur Miete die Betriebskosten zu entrichten hat. Der Mieter wird dann zunächst einen monatlichen Abschlag mit der Miete bezahlen.

Nach Ablauf einer Abrechnungsperiode von 12 Monaten (§ 556 Abs. 2 Satz 1 BGB.) müssen die Betriebskosten korrekt abgerechnet werden. (kürzere Perioden ggf. bei Mieterwechsel).

Hier einige wertvolle Tipps für Ihre Betriebskostenabrechnung:

Halten Sie die Abrechnungsperiode und die Fristen ein. Wird die Betriebskostenabrechnung nicht Fristgerecht zugestellt, so wird der Mieter aus der Zahlungspflicht entlassen. Der Vermieter kann also keine Kosten mehr fordern. Stellen Sie die Betriebskostenabrechnung daher auch per Einschreiben zu.

Folgende Mindestangaben soll eine formell ordentliche Abrechnung enthalten:
Adressat und Adresse
Abrechnungsobjekt (konkrete Angaben)
Abrechnungszeitraum
Angabe der Gesamtkosten, Angabe und Aufstellung der umgelegten Kosten mit Mieteranteil sowie eine Erläuterung der Umlageschlüssel, Abzug von geleisteten Vorauszahlungen.
Geben Sie die korrekte Wohnfläche bei der Verteilung der Betriebskosten an.

Der Mieter muss in der Lage sein die Abrechnung verstehen zu können. Er muss die Angaben nachvollziehen und nachrechnen können.
Die angesetzten Betriebskosten müssen mit dem Mietvertrag vereinbart worden sein. Sie können sich nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) richten und zusätzlich als „sonstige Betriebskosten“ nach einzelnen Posten zusätzlich im Mietvertrag vereinbart werden.

Der Mieter hat das Recht, die Rechnungen und Belege beim Vermieter einzusehen.

Verbrauchswerte müssen korrekt abgelesen sein.

Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten darf der Vermieter nicht auf seine Mieter umlegen, § 1 Abs. 2 BetrKV. Auch die in der Eigentümerabrechnung angegebenen „nicht umlagefähigen Kosten“ dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Ebenso darf die Anschaffung von Rauchmeldern nicht umgelegt werden. Sollten diese in der Abrechnung eingerechnet worden sein, muss Sie der Mieter nicht bezahlen und die Abrechnung muss korrigiert werden.

Zu beachten sind auch neue gesetzliche Vorschriften. So könnte vielleicht bald die Grundsteuer nicht mehr auf den Mieter umgelegt werden dürfen. (Januar 2019)